Una licitación BIM no mejora por acumular anexos, siglas o tablas de entregables. Mejora cuando la Administración sabe qué decisiones debe apoyar la información, en qué momento la necesita y cómo comprobará que lo recibido sirve para el proyecto y para la gestión posterior del activo.
Esta definición debe comenzar antes de redactar el pliego. Cuando los requisitos BIM se incorporan al final como un anexo técnico independiente, es fácil exigir información que nadie utilizará, confundir objetivos con soluciones de software o trasladar al adjudicatario decisiones que corresponden a la entidad contratante. La consecuencia aparece después: ofertas difíciles de comparar, entregables poco verificables y modelos que no siempre responden a las necesidades de la propiedad.
La Administración debe empezar por las decisiones, no por los modelos
La serie UNE-EN ISO 19650 plantea un marco para gestionar información durante el ciclo de vida de edificios e infraestructuras. Aplicarla con criterio no significa trasladar automáticamente el mismo conjunto de documentos a cualquier contrato. Significa establecer necesidades proporcionales al alcance del encargo, definir responsabilidades y organizar los intercambios de forma que puedan revisarse y reutilizarse.
Antes de decidir formatos, parámetros o niveles de información, una Administración debería preguntarse: ¿qué decisiones tendrá que tomar durante el proyecto?, ¿qué problemas quiere resolver?, ¿qué datos necesita para contratar, supervisar o recibir la obra?, ¿quién utilizará esa información y durante cuánto tiempo?
El Plan BIM de la Administración General del Estado y las iniciativas de implantación impulsadas desde distintas administraciones están incrementando la presencia de BIM en la contratación pública. Pero incorporar BIM a un contrato no equivale a disponer de una estrategia de gestión de la información. La Administración necesita saber qué pedir y contar con capacidad para comprobarlo.
OIR, PIR, AIR y EIR: cuatro tipos de requisitos con funciones diferentes
Uno de los errores habituales consiste en comenzar directamente por los EIR, como si fueran una relación de formatos y parámetros. Sin embargo, los requisitos de intercambio deben responder a necesidades previamente identificadas. La ISO 19650 distingue varios tipos que conviene relacionar sin tratarlos como documentos aislados:
Objetivos, decisiones y necesidades estratégicas de información de la entidad.
Información que la propiedad necesita para dirigir y decidir en cada proyecto.
Datos para operación, inventario, inspección, mantenimiento y renovación.
Qué se entrega, cuándo, por quién y cómo se revisa y acepta.
- OIR · Requisitos de información de la organización: expresan qué información necesita la entidad para cumplir sus objetivos, gestionar riesgos y apoyar sus procesos y decisiones.
- PIR · Requisitos de información del proyecto: concretan las necesidades de información vinculadas a las decisiones y objetivos de un proyecto determinado.
- AIR · Requisitos de información del activo: identifican los datos necesarios para su gestión, conservación, inspección, operación y mantenimiento.
- EIR · Requisitos de intercambio de información: precisan qué información debe proporcionar una parte designada en un intercambio, con qué alcance, cuándo y conforme a qué criterios.
Estas necesidades están relacionadas, aunque no forman necesariamente una secuencia lineal. Un encargo de proyecto puede responder a requisitos organizativos y del proyecto; un contrato orientado a explotación puede estar condicionado principalmente por los requisitos del activo. La trazabilidad entre necesidad, requisito y entregable permite justificar qué información se solicita y evitar que una plantilla termine decidiendo por la Administración.
Un buen requisito de información no se mide por la cantidad de datos que exige, sino por su utilidad, su proporcionalidad y la posibilidad de verificarlo.
La contratación pública BIM en Euskadi: los datos detrás del reto
Los datos utilizados en la jornada sobre formación BIM para la gestión pública, a partir de una serie de licitaciones de la CAPV analizada por el Observatorio de la Construcción de Euskadi, ayudan a entender por qué es necesaria esta capacidad de gestión. En la muestra presentada se identificaron 16.622 licitaciones, de las que 216 incorporaban BIM. Aunque representaban aproximadamente el 1,3 % de los expedientes, sumaban cerca del 15,06 % del presupuesto analizado. Son datos de la serie examinada, no un porcentaje universal de toda la contratación pública vasca. La presentación de la jornada (PDF) permite consultar la fuente y el contexto de estas cifras.
La diferencia entre el peso de BIM en número de expedientes y en presupuesto apunta a su mayor presencia en contratos de importe elevado dentro de la serie observada. Para la Administración, la consecuencia práctica es evidente: no basta con introducir cláusulas BIM; también hay que contar con personas y procedimientos capaces de exigir y validar información útil. Puedes consultar el contexto y los datos en nuestro artículo sobre la jornada de formación BIM para la gestión pública.
Siete decisiones que conviene resolver antes de publicar el pliego BIM
Antes de trasladar las necesidades al expediente de contratación, recomendamos comprobar al menos los siguientes aspectos:
Usos y decisiones
Para qué necesitamos los datos
Entregables e hitos
Qué se entrega y cuándo
Necesidad de información
Cuánto detalle requiere cada uso
Responsabilidades
Quién produce, revisa y acepta
Interoperabilidad
Cómo se estructura e intercambia
CDE
Estados, permisos y trazabilidad
Validación
Cómo se comprueba y acepta
- Objetivos y usos de la información. Identificar qué decisiones deben apoyarse en modelos y datos: coordinación, mediciones, seguimiento de obra, supervisión, recepción o mantenimiento. Cada uso requiere contenidos y controles diferentes.
- Entregables e hitos. Relacionar la información solicitada con momentos concretos del contrato. No basta con exigir «un modelo BIM final»: hay que precisar qué debe estar disponible en cada revisión, fase y entrega.
- Nivel de necesidad de información. Delimitar la información geométrica, alfanumérica y documental necesaria para cada propósito, sin exigir un detalle indiscriminado que incremente el esfuerzo y dificulte la revisión.
- Responsabilidades y organización. Establecer quién produce, coordina, revisa, autoriza, acepta y utiliza la información, vinculando cada responsabilidad a tareas del contrato y no únicamente a nombres de perfiles BIM.
- Interoperabilidad y estructura del dato. Definir formatos, clasificaciones, identificadores, coordenadas y reglas de intercambio que respondan a las necesidades del proyecto y a los sistemas existentes de la entidad. Los estándares abiertos, como IFC y BCF, pueden ser parte de esta estrategia cuando proceda.
- Entorno Común de Datos (CDE). Establecer procedimientos de intercambio, estados, revisiones, permisos, trazabilidad y conservación antes de elegir o configurar la plataforma tecnológica.
- Revisión, validación y aceptación. Determinar qué se comprueba, con qué medios, quién asume cada control, cómo se registran las incidencias y bajo qué condiciones se considera aceptada una entrega.
La utilidad de este trabajo es contractual y operativa: permite que las ofertas respondan a una base más homogénea, que el adjudicatario pueda planificar su producción y que la Administración disponga de criterios objetivos para supervisar los resultados.
Un ejemplo: preparar la información para mantener un edificio público
Imaginemos la licitación de un edificio dotacional que, tras su construcción, deberá incorporarse al sistema de gestión de mantenimiento de la Administración. Pedir un modelo de instalaciones con «alto nivel de detalle» no garantiza por sí mismo que ese sistema pueda utilizar la información recibida.
Una definición útil comenzaría por consultar al personal responsable de la explotación y establecer qué equipos deben inventariarse, cómo se identifican, qué datos necesita el sistema GMAO y qué documentación debe asociarse a ellos. Para determinados equipos podrían requerirse, por ejemplo, identificador del activo, ubicación, sistema al que pertenece, fabricante, modelo, datos de mantenimiento, documentación técnica y garantías.
La siguiente decisión sería temporal: no toda esa información existe durante el diseño. La entidad debe distinguir qué datos se aportan en proyecto, cuáles se completan durante la ejecución y cuáles se verifican en la recepción, así como definir las comprobaciones pertinentes en cada hito. De esta manera, los requisitos se convierten en un proceso de entrega progresiva y verificable, no en una tabla de campos sin responsable.
El BEP no puede corregir unos EIR imprecisos
El Plan de Ejecución BIM (BEP) debe explicar cómo se propone gestionar y producir la información para responder a los requisitos del encargo. En los procedimientos que lo contemplen, la propuesta previa a la adjudicación permite valorar el enfoque y la capacidad del licitador; la planificación posterior desarrolla los métodos, medios, responsabilidades y entregas acordadas.
Cuando procede, documentos y mecanismos como la matriz de responsabilidades, el plan maestro de entregas de información (MIDP) y los planes de tareas (TIDP) ayudan a organizar quién produce cada contenido y cuándo se entregará. Pero esa planificación pierde valor si el órgano contratante no ha definido qué necesita recibir y para qué.
Lo mismo ocurre con el CDE. Una plataforma no sustituye al procedimiento de gestión de la información: necesita reglas de revisión, autorización, publicación, control de versiones y archivo que sean conocidas y aplicables por todas las partes.
La capacidad interna de supervisión también forma parte de la estrategia BIM
La Administración no debería exigir información que no tiene previsto revisar o utilizar. Esto no significa que deba producir internamente todos los modelos o disponer de especialistas en cada herramienta. Significa que necesita competencia suficiente para definir requisitos, evaluar propuestas, supervisar entregas y tomar decisiones sobre su aceptación, recurriendo a apoyo externo cuando resulte necesario.
En la práctica intervienen perfiles distintos: dirección, contratación, responsables de proyecto, supervisión técnica, equipos de obra y gestores de activos. Cada uno necesita comprender su papel en el flujo de información. Un técnico que redacta un EIR no precisa las mismas competencias que quien controla incidencias en obra o recibe datos para mantenimiento, pero todos deben compartir criterios de información y responsabilidad.
Seis perfiles y seis necesidades de gestión de la información
No todos los perfiles de una Administración necesitan las mismas competencias. La dirección establece estrategia y gobernanza; contratación convierte necesidades en requisitos y criterios; gestión de información coordina procesos; los equipos técnicos producen y utilizan datos; supervisión verifica entregables; y operación garantiza que la información continúe siendo útil tras la obra.
◉ Estrategia y gobernanza
▤ Requisitos y adjudicación
⤧ Procesos y coordinación
▥ Modelos, datos y documentos
✓ Validación y cumplimiento
◷ Continuidad de la información
Formación aplicada a la gestión de la información: del pliego al activo
Esta necesidad de capacidades es precisamente una de las cuestiones que trabajamos desde Berrilan junto a butic The New School en el Máster BIM de Gestión de la Información en Entornos Públicos y Privados (MBAPP), dirigido académicamente por David Barco Moreno.
El programa tiene su origen en una iniciativa de formación para la Administración Pública vasca desarrollada en 2024 y está pensado tanto para personal público como para profesionales de empresas adjudicatarias y colaboradoras. Su contenido aborda, entre otras materias, fundamentos BIM, requisitos de información, producción y supervisión, procesos CDE, gestión de la información durante la obra, modelos As-Built y gestión del activo. El objetivo es relacionar los requisitos con las responsabilidades y decisiones reales de cada perfil, a lo largo del ciclo de vida.
La formación resulta útil cuando se traduce en capacidad de actuación: redactar requisitos proporcionados, evaluar su cumplimiento, organizar los intercambios y evitar que los datos producidos durante un contrato se pierdan al finalizarlo. La estrategia BIM empieza en las personas que deben gestionar la información, no en el software que utilizarán.
Una última comprobación antes de licitar
Antes de publicar un pliego con requisitos BIM, conviene poder responder afirmativamente a estas preguntas:
- ¿Cada requisito responde a una necesidad concreta de la organización, del proyecto o del activo?
- ¿Están definidos los entregables, los hitos, los responsables y los intercambios?
- ¿Los datos necesarios para operación y mantenimiento se han contrastado con sus futuros usuarios?
- ¿Los criterios de interoperabilidad y los procedimientos CDE son adecuados para el encargo?
- ¿La Administración dispone de recursos propios o asistencia especializada para supervisar?
- ¿Los criterios de aceptación son claros, proporcionados y verificables?
Si alguna respuesta sigue abierta, probablemente el siguiente paso no sea añadir más parámetros al modelo, sino revisar los objetivos, los procesos y la gobernanza de la información antes de contratar.
¿Cómo podemos ayudarte?
En Berrilan acompañamos a Administraciones Públicas, promotores y empresas del sector AECO en el análisis de necesidades, la definición de OIR, PIR, AIR y EIR, la preparación de documentación contractual BIM, la organización de procesos CDE y el desarrollo de procedimientos de supervisión, control de calidad y aceptación de entregables.
Si estás preparando una licitación o necesitas revisar cómo tu organización solicita y gestiona información durante sus contratos, podemos analizar contigo los requisitos y las capacidades necesarias para llevarlos a la práctica.
Referencias y recursos: ISO 19650-1:2018 · ISO 19650-2:2018 · UK BIM Framework: desarrollo de requisitos de información · Plan BIM AGE: documento oficial · Experiencias de implantación de ISO 19650 en Euskadi · Formación BIM para la gestión pública.
